Partager cette page

La SHC fait part de ses commentaires sur l'AASE
au Bibliothécaire et Archiviste du Canada par intérim

Le 12 décembre 2013

Mr Hervé Déry
Bibliothécaire et archiviste du Canada par intérim
Bibliothèque et Archives Canada
550 boul. de la Cité
Gatineau (Québec)  K1A 0N4

Cher Monsieur Déry,

Nous tenons d'abord à vous dire à quel point nous sommes heureux d’avoir eu une autre occasion de rencontrer les membres de votre équipe de gestion dans le cadre de nos réunions actuelles sur le processus de modernisation de BAC. Nous avons, comme vous le savez, rencontré Elizabeth Mongrain, Mireille Miniggio, Isabelle Ringuet, Hilary Morgan, Chantal Marin-Comeau et Fabio Onesi le 22 novembre pour discuter de l’Approche axée sur l'ensemble de la société en termes d’acquisition. Nous tenions à savoir si elle avait été mise en œuvre et sommes reconnaissants d'avoir eu la chance de poser quelques questions précises que nous avions précédemment adressées au Dr Caron dans l'une de nos lettres au mois de décembre 2012 et qui étaient restées sans réponse. Nous estimons avoir appris beaucoup lors de cette réunion et avons une meilleure idée des progrès réalisés. La réunion a certainement confirmé les avantages que l’on puisse tirer d'un dialogue soutenu entre la SHC et BAC.

Nous avons pensé vous donner un bref aperçu de notre conception des initiatives que vous avez prises à ce jour et de vos plans pour l'avenir. Nous tenons à nous assurer de vouloir offrir des renseignements précis à nos membres sur les moyens par lesquels le processus de modernisation se déroule lorsque nous répondons à leurs questions concernant les changements à BAC et comment ceux-ci sont susceptibles d'affecter leur travail.

A ce stade, vous nous avez laissé entendre que vous vous êtes servis de l’Approche axée sur l'ensemble de la société (AAES) pour formuler une nouvelle politique d'évaluation et d’acquisition. Les décisions relatives à l'évaluation et à l'acquisition seront désormais basées sur cinq critères, y compris la société, l’importance, la viabilité, la pertinence et la suffisance. Nous avons appris par ailleurs que l'évaluation interne a déjà été faite sur ​​la façon d'appliquer la nouvelle politique aux fonds existants. Nous sommes impatients d'en apprendre davantage sur le résultat de cette évaluation qui, dans le cadre de cette politique nouvellement appliquée d'évaluation et d'acquisition, demeure pour le moment et du point de vue d'un utilisateur externe, théorique et a besoin d'être plus amplement expliquée tout comme l’AAES. Néanmoins, nous sommes heureux d’apprendre que les membres de votre équipe de gestion avaient pris compte des commentaires que la SHC et autres acteurs de la communauté archivistique leur avaient faits dans l'élaboration de cette politique. Cela augure très bien pour l'avenir. Nous étions aussi très heureux d'apprendre que BAC a l'intention de préserver non seulement les documents du gouvernement mais aussi ceux de collections privées. Il y avait eu trop de messages contradictoires livrés d’un peu partout sur cette question. Nous nous réjouissons de pouvoir rassurer nos membres que ce sera bel et bien le cas.

Cependant, suite à nos conversations, nous avons encore plusieurs questions qui restent sans réponse et espérons que vous serez en mesure d’y répondre. D'une part, nous avons été informés qu'il n'y a plus de procédure en place pour la continuation des quatre comités d'experts correspondant aux quatre domaines de l’AAES : affaires économiques, sociales, internationales et gouvernementales. Ceci nous a causé une surprise car vous nous aviez demandés de vous transmettre les noms de représentants potentiels de la SHC à ces panels en décembre 2012. Sur la base de ce que vos collègues nous ont dit, les décideurs de BAC pensent maintenant qu'il y a assez de spécialistes à l’interne sur cette question et qu'il n'y a nullement besoin de faire appel à des « étrangers ». Cette décision nous laisse croire que vous avez récemment choisi de ne plus développer des mécanismes fixes de consultation avec des experts outre que ceux à BAC. Si c'est effectivement le cas, nous estimons que cela représente un changement très important dans votre politique, que nous croyons être une tournure malheureuse, car il semble contredire les récentes ouvertures de BAC à développer des relations avec les parties prenantes externes, y compris les historiens. Le point ici n'est pas de remettre en question la qualité de l'expertise des archivistes ou gestionnaires de BAC - dont beaucoup sont des historiens très respectés à part entière. Mais, comme c'est le cas dans de nombreuses situations, la meilleure façon d'optimiser la qualité des résultats est de puiser dans le plus large éventail de compétences possible. En abandonnant l'idée de consulter des experts qui n’œuvrent pas à BAC, y compris vraisemblablement les historiens, dans le processus d'évaluation et d’acquisition, nous croyons que cette collaboration mutuellement bénéfique est rejetée. Ceci étant dit, une brève mention a été faite lors de la réunion qu'il y avait un certain nombre de projets pilotes projetés - notamment un sur l'histoire des femmes prévue pour janvier 2014 - qui solliciterait des experts externes, dont certains seraient des historiens bien que les détails sur cette initiative ne nous aient pas été fournis lors de notre réunion. Il serait bon de savoir si BAC a l'intention de soutenir ce modèle de consultation.

Ainsi, nous nous interrogeons sur les plans et approches de BAC en ce qui a trait à la sollicitation de conseils d’experts externes. Nous pensons que la politique d'évaluation et d'acquisition nouvellement créée n'a pas encore été entièrement formulée.

Comme nous l'avons souligné aux membres de votre équipe de gestion, notre expérience récente avec le Musée des civilisations, qui sera bientôt nommé le Musée canadien d’histoire, offre un exemple concret d'un mécanisme de consultation totalement précisé et explicite. Plus tôt cette année, l'équipe de conservation sous la direction du Dr David Morrison, a conçu sept comités consultatifs d'experts réunissant des historiens spécialisés dans divers domaines de recherche pour conseiller le musée dans la restructuration de la Salle du Canada. Cinq ont été organisés chronologiquement alors que deux autres conseillent l'équipe de conservation respectivement sur l’histoire des femmes et celle des Autochtones. Cette approche consultative s'est avérée très fructueuse pour toutes les parties concernées. Cet été, un avant-projet de l’aménagement de la nouvelle salle a été envoyé aux cinq comités. En retour, chaque comité a envoyé un rapport détaillé avec commentaires et suggestions au musée. Les historiens ont maintenant été invités à examiner la proposition révisée et tous les comités se rencontreront avec l’équipe de conservation en janvier à Ottawa pour discuter de la nouvelle version dans le cadre d’un forum ouvert. Naturellement, ce processus de consultation ne peut pas être présenté comme un modèle en soi pour l'évaluation de documents d'archives et d'acquisition. Cependant, il demeure que même si le Musée des civilisations possède d’ores et déjà des experts « à l’interne » qui jouissent d’une renommée mondiale, il a choisi de puiser dans une large communauté d’experts afin de développer ses expositions. Nous croyons que BAC pourrait établir des mécanismes de consultation similaires pour ses décisions importantes, nonobstant adaptés à ses propres besoins, pour réunir ses propres experts et ceux tirés d’un plus large bassin d’expertise.

Ces dispositions exigeraient des réunions permanentes entre la SHC et BAC. Il n'y a pas si longtemps, BAC avait institué des forums plus tard remplacés par le Réseau pancanadien du patrimoine documentaire qui réunissait un large éventail de parties prenantes, y compris des archivistes, des bibliothécaires et des historiens de partout au Canada. Nous étions d’avis que ces forums étaient un moyen efficace d’être informés sur les plans de modernisation de BAC et d’apprendre comment et pourquoi ils avaient été mis en œuvre. Ceux-ci offraient également aux décideurs de BAC une méthode efficace pour obtenir des commentaires des utilisateurs et autres professionnels concernés en général. Cependant, ces réunions ont rarement eu lieu et ont maintes fois été annulées et sans même avoir de budgets fixes. Et maintenant, il semblerait que BAC ait tout simplement abandonné l'idée de maintenir le Réseau pancanadien du patrimoine documentaire. Dans l'esprit de votre volonté de garder les voies de communication ouvertes entre BAC et la SHC depuis votre nomination à titre de Bibliothécaire et archiviste du Canada par intérim de BAC, nous vous recommandons de réinstaurer le Réseau pancanadien du patrimoine documentaire. Plus précisément, que ces forums de consultation deviennent permanents et fréquents, planifiés de façon anticipée avec des délais et des jalons fixes. En cette ère de restrictions budgétaires, nous comprenons qu’on se doit d’être flexible et d’avoir beaucoup d’imagination pour recréer ces forums (en ligne ?) et nous serions heureux de vous conseiller sur la façon dont ceux-ci pourraient être tenus de la façon la plus productive .

Somme toute, il est important pour la SHC d’en savoir plus sur la nouvelle politique d’évaluation et d'acquisition de BAC. Nous aimerions également savoir si BAC compte développer un processus clairement défini de consultation avec des spécialistes externes à BAC et enfin de savoir si et comment BAC a l’intention de relancer le RPCPD.

Dans l'attente de votre réponse,
Cordialement,


Dominique Marshall
Présidente
Société historique du Canada

Ottawa Web Design