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Consultations du professeur John English

Mémoire de la Société historique du Canada

La Société historique du Canada (SHC) se réjouit de pouvoir participer à la consultation sur le rôle futur des Archives nationales du Canada (AN) et de la Bibliothèque nationale du Canada (BN). En fait, il n'est pas trop exagéré de dire que la communauté des historiens professionnels porte un intérêt capital à la vitalité et à l'intégrité de ces deux institutions nationales, qui remplissent des fonctions à la fois pratiques et symboliques. D'une part, elles constituent des laboratoires de recherche pour la communauté des historiens professionnels, les associations vouées à la protection du patrimoine et les autres groupes, organismes et individus s'intéressant au Canada et à son passé. D'autre part, elles agissent comme dépositaires des droits et des privilèges de la citoyenneté, parce qu'elles assurent le respect à long terme de la responsabilité et de la transparence du gouvernement, et parce qu'elles servent de fondement à notre sentiment d'identité nationale. Ainsi, les décisions prises sur l'avenir des AN et de la BN, quelles qu'elles soient, auront certes des conséquences pour les historiens, leurs recherches et leurs connaissances, mais elles traduiront surtout l'estime que le Canada porte à son histoire et à son patrimoine culturel.

Pour préparer le présent mémoire, la SHC a consulté ses membres, a tenu des rencontres informelles avec des personnes qui fréquentent régulièrement les AN ou la BN, a étudié des rapports et d'autres documents relatifs à ces deux institutions. La SHC a décidé de limiter ses commentaires à des enjeux revêtant une importance et une inquiétude particulières pour les historiens; elle a toutefois essayé d'aborder presque toutes, sinon toutes les questions soulevées par le professeur English dans son document de consultation. Bien que le mémoire concerne avant tout les AN, il comporte également des commentaires substantiels sur la BN et sur son mandat.

Des institutions invisibles

Les Archives nationales du Canada et la Bibliothèque nationale du Canada sont établies à Ottawa depuis des décennies. Les Archives ont été fondées en 1872 et relevaient alors du ministère de l'Agriculture; la Bibliothèque a été créée en 1952, en réponse directe au rapport Massey de la Commission royale d'enquête sur l'Avancement des arts, lettres et sciences au Canada. Pourtant, en dépit de leur place fondamentale dans l'histoire culturelle du pays et malgré l'excellent travail et dévouement de nombreux de leurs employés, les AN et la BN demeurent largement dans l'ombre. Leur importance est sous-estimée tant dans la vie culturelle canadienne que dans l'administration fédérale. Elles sont à ce point méconnues que les chercheurs et les visiteurs occasionnels qui se présentent pour la première fois à ces deux institutions se demandent souvent s'ils se trouvent dans le bon édifice !

Cette «invisibilité»est fâcheuse quand on sait quelle place prépondérante occupent les nouveaux musées des Civilisations et des Beaux-Arts du Canada; ce contraste, qui laisse sous-entendre que le gouvernement fédéral accorde une priorité moindre aux AN et à la BN, est encore plus saisissant lorsque l'on compare le déplorable état des deux établissements aux installations ultramodernes d'institutions similaires à Londres, Paris et Washington. L'invisibilité des deux institutions est d'autant plus ironique que des sondages récents faits à l'échelle du pays ont démontré à quel point les Canadiens, et plus particulièrement les étudiants, connaissent mal l'histoire de leur pays. On peut se demander si les Canadiens, même ceux qui s'intéressent à l'histoire, seraient nombreux à savoir où trouver de la documentation et des renseignements historiques à Ottawa.

La SHC presse donc le gouvernement fédéral de s'engager à rénover et à revitaliser les AN et la BN de façon à ce qu'elles puissent prendre la place qui leur revient aux côtés du musée des Civilisations et du musée des Beaux-Arts. Cependant, le gouvernement ne devra pas se limiter uniquement à doter les deux institutions de nouvelles et plus modernes installations; son engagement ne devra pas non plus être motivé par le désir partisan d'offrir à ses leaders politiques de nouveaux temples dont ils pourraient tirer crédit. La construction de nouveaux édifices augmenterait la visibilité des AN et de la BN, et indiquerait clairement que ces institutions ont une place et un rôle significatif à jouer dans la vie culturelle canadienne. Mais la durée du succès et de la vitalité ainsi insufflés aux AN et à la BN dépendra largement de leur capacité à remplir leurs mandats, capacité qui est elle-même fonction de la qualité du leadership et du personnel, de la richesse des collections, de l'efficacité à populariser ces collections et à partager avec l=ensemble des Canadiens l'expertise acquise.

Les AN et la BN ont subi d'importantes compressions budgétaires dans les années 1990 et elles seront incapables de s'attaquer aux défis du prochain millénaire si on ne leur réattribue pas un budget adéquat et si on ne leur alloue pas d'autres sommes d'argent leur permettant de lancer de nouvelles initiatives. Il faut également investir dans le personnel. D'ici à cinq ans, un nombre significatif d'employés professionnels quitteront les AN et la BN, engendrant ainsi un important roulement de personnel qui affectera défavorablement l'intégrité des deux institutions, à moins qu'elles n'embauchent d'autres professionnels expérimentés et cultivés. Plus particulièrement, elles requièrent d'être dirigées par une haute gestion d'un nouveau calibre et par des administrateurs capables d'inspirer et de gérer un personnel actuellement profondément démoralisé. Sans ces changements, il est irréaliste de s'attendre à ce que les AN et la BN puissent sensibiliser les Canadiens à leur patrimoine historique et réussissent à en promouvoir la richesse et la diversité.

Une ou deux institutions

La tenue de la consultation publique sur les AN et la BN arrive à un moment où l'une des institutions est dirigée par un Archiviste national intérimaire et l'autre par une Bibliothécaire nationale que l'on tente de pousser vers la sortie. Ce contexte a fait courir la rumeur que le gouvernement fédéral avait l'intention de fusionner les deux institutions, qui relèveraient chacune de directeurs adjoints plaçés sous une seule direction. Certains ont fait remarquer que les AN et la BN, pour pallier à l'insuffisance des budgets, avaient déjà mis en commun plusieurs de leurs services et qu'il serait donc logique de réunir en un seul organisme les deux établissements qui, de plus, cohabitent depuis longtemps déjà sous le même toit, au 395 de la rue Wellington. La SHC s'oppose à ce mariage de convenance. Les bibliothèques et les archives ne sont pas pareilles : elles ont des mandats différents, des fonctions différentes, des cultures professionnelles différentes, des traditions différentes et dans plusieurs cas, des clients différents. Il est essentiel que les deux institutions conservent leur identité propre, ce qu'une direction unique ne peut pas garantir. De toute façon, la coopération actuelle entre les deux établissements ne touchent que des fonctions administratives. Les AN et la BN ont gardé chacune un mandat distinct, mandat qu'il faudrait plutôt songer à clarifier et à consolider plutôt qu'à embrouiller. Ailleurs dans le monde, et plus spécialement en Grande-Bretagne, en France, en Australie et aux États-Unis, il n'est pas coutume d'unifier les bibliothèques nationales et les archives nationales : pourquoi donc le ferait-on à Ottawa ?

Le leadership

Les AN et la BN ont toutes deux besoin d'un leadership fort et efficace pour affronter avec succès les grands défis des prochaines années, spécialement dans les domaines de la numérisation et des dossiers électroniques. Ce besoin se fait particulièrement sentir aux AN, dont le dynamisme est entrain d'être sapé par un profond malaise de moral qui sévit depuis plusieurs années. Il faudra vraisemblablement attendre au printemps de 1999, soit après que le rapport du professeur English a été présenté et discuté, avant que l'on procède à la nomination d'un Archiviste national, ce qui signifie que les AN auront été dirigées pendant presque deux ans par un gestionnaire intérimaire. Aucune institution n'est dans la mesure de bien remplir son mandat pour une telle période de temps sans avoir un leadership stable. La SHC recommande donc que le poste soit comblé le plus tôt possible, sans attendre la fin de la consultation publique et les discussions qui en découleront. Il serait souhaitable que le nouvel Archiviste national soit en place dès cet automne, pour qu'il soit ainsi prêt à donner suite en priorité aux recommandations du rapport English. Le plus tôt on s'attaquera aux graves problèmes des AN, le mieux se sera.

Le nouvel Archiviste national aura à régler quelques dossiers épineux concernant les besoins de l'institution et ceux des chercheurs. Les AN doivent donc avoir à leur tête quelqu'un de bien versé dans l'archivistique, qui soit un ardent défenseur du concept des «archives totales», qui ait l'habitude de traiter avec une clientèle extrêmement diversifiée, qui ait déjà dirigé une importante institution culturelle et qui ait profondément à coeur l'avancement de la connaissance historique du Canada. Il sera peut-être difficile de trouver une personne qui réponde à tous ces critères, mais il importe de préciser ici qu'elle n'aura pas le tas d'être formée sur le tas. La nomination doit échapper au patronage et le candidat devra être choisi non pour ses services en politique, mais bien pour ses mérites professionnels. L'Archiviste national aura certes à travailler étroitement avec le ministre sur des dossiers d'ordre administratif et sur les grandes lignes de la politique du ministère en matière de patrimoine; les AN devront toutefois garder une certaine distance avec le gouvernement fédéral sur le plan de leurs activités professionnelles afin de préserver leur transparence en tant que mémoire et conscience du gouvernement. Finalement, étant donné l'importance du poste pour la communauté des historiens du Canada, la SHC devrait pouvoir participer directement à la sélection et à la nomination du nouvel Archiviste national.

La Bibliothèque nationale du Canada

La BN est officiellement responsable de collectionner et de conserver les publications relatives au Canada. Ce mandat a pris une importance croissante au cours des dernières années, depuis que les bibliothèques de l'ensemble du pays ont dû réduire ou limiter leur programme de collection par suite de réductions budgétaires. Le rôle de la BN s'est également considérablement élargi grâce à l'avènement de la publication électronique. En dépit de conditions difficiles, la BN s'est tout de même bien acquittée de son mandat. Soumise elle aussi à un sévère régime financier, elle a été obligée de restreindre quelques-uns de ses services de diffusion et d'élaboration de collections (par exemple, le programme qui consistait à obtenir des exemplaires des publications étrangères ayant un contenu canadien), tout en mettant l'accent sur la distribution de l'information électronique. À ce rythme, la BN ne sera plus qu'un entrepôt de livres acquis conformément à la Loi sur le dépôt légal et peu accessibles au grand public. La BN devrait en fait être la principale bibliothèque de recherche au Canada et constituer la mémoire publiée de la nation.

Un nouveau conseil

Afin que la BN demeure une institution de recherche pour l'ensemble de la nation et qu'elle continue également de jouer un rôle de chef de file dans la communauté culturelle canadienne, elle devra bénéficier d'une hausse significative de son budget de fonctionnement. En lui permettant ainsi d'améliorer son travail de collecte et de conservation, le gouvernement fédéral lui donne aussi les moyens de remplir adéquatement son mandat culturel. Toutefois, le versement de crédits additionnels ne règlera pas tous les problèmes. Il faut qu'il y ait plus de coopération et de coordination entre les organismes culturels fédéraux. La SHC recommande donc la création d'un conseil chargé d'élaborer de nouvelles stratégies pour sensibiliser et intéresser davantage le public au patrimoine canadien. Ce conseil pourrait être composé de la Bibliothécaire nationale, de l'Archiviste national et des directeurs du musée des Civilisations, du musée de la Guerre, du musée des Sciences et de la technologie, du musée de la Nature, du musée des Beaux-Arts et de Parcs Canada. Entre autres projets, le conseil pourrait étudier des moyens conjoints de faciliter l'accès aux collections, non seulement à Ottawa, mais aussi ailleurs au pays; il pourrait offrir des prix, organiser des stages pour les étudiants et présenter une série de conférences annuelles; il pourrait chercher à publiciser les rôles et responsabilités des institutions membres du conseil; enfin, il pourrait publier un rapport annuel ou présenter un bilan des activités relatives à la mise en valeur du patrimoine, rapport dans lequel il soulignerait les besoins et les réalisations de ce secteur et dans lequel il indiquerait comment le gouvernement fédéral doit intervenir pour en assurer le développement. En réalité, le conseil favoriserait la compréhension, la conservation et l'appréciation du patrimoine canadien mieux que ne pourrait le faire individuellement chacune de ses institutions membres.

Le Centre du livre au Canada

Un des moyens de rehausser le profil public et scientifique de la BN serait de fonder un Centre national du livre au Canada, en s'inspirant des modèles britannique et américain. Il y a deux ans, le ministère du Patrimoine canadien a commandé un sondage national sur cette question, mais il en a gardé les résultats confidentiels. Le professeur English trouverait probablement utile, s'il le désire ou s'il ne l'a pas encore fait, de consulter ce rapport et les personnes qui ont mené l'enquête. Ce Centre du livre pourrait emprunter au succès remporté par le projet de l'Institut canadien des microreproductions historiques, qui a contribué à donner à la BN et à ses collections un profil national dans ce domaine, et à lui assurer une présence dans de nombreuses bibliothèques du Canada et dans le monde.

Les Archives nationales du Canada

Pour de nombreux historiens canadiens, leur séjour de recherche aux AN a constitué une étape fondamentale de leurs travaux. Plusieurs générations d'étudiants diplômés ont passé des semaines, voire des mois, dans la salle de consultation des AN à dépouiller des fonds en vue de leur thèse; nombre d'entre eux sont par la suite retournés aux AN pour examiner des documents devant servir à la rédaction de livres ou d'articles qui contribuent aujourd'hui à approfondir notre connaissance du Canada et de son passé. Cette relation entre l'historien et les AN menace de se détériorer. Des historiens reconnus qui ont régulièrement fréquenté les AN, ou des étudiants diplômés qui y faisaient leur première visite ont exprimé leur frustration de ne pouvoir trouver les documents voulus ou de ne pouvoir consulter un archiviste bien informé. Ils ont signalé avoir perdu un temps précieux à faire de vaines recherches en utilisant des instruments informatisés incomplets de repérage des dossiers. Ils se sont plaints également des délais incroyablement longs pour obtenir des photocopies de documents, délais qui les ont découragés d'avoir recours aux collections des AN. Ils ont constaté qu'un climat anti-intellectuel semble s'être emparé de l'institution et que l'on a négligé les intérêts et les besoins spécifiques des historiens pour pouvoir plutôt offrir un service «équitable»de bas niveau à tous les clients. On semble avoir fait table rase de ce qui, jusqu'à tout récemment, constituait le moteur central des AN : à savoir que les historiens exploitent les ressources de cette institution non seulement à des fins personnelles, mais aussi pour produire des travaux qui aident à interpréter et à expliquer le patrimoine historique canadien, qui contribuent de la sorte à informer d'autres groupes et individus, et qui influencent diverses activités. Ce fossé qui s'est creusé entre les historiens et les archives est excessivement inquiétant et il faudra plus qu'une hausse des crédits budgétaires pour améliorer la situation. Il faudra en fait procéder à plusieurs changements fondamentaux.

Les services de consultation

Depuis 1987, les services de référence des AN ont été entièrement restructurés; plus particulièrement, on a fait porter le gros des efforts sur le développement de «normes de description»pour les instruments de recherche, les notices d'inventaires et les listes informatisées, et on a pratiquement éloigné les archivistes spécialisés des chercheurs. Les AN ont entrepris la plupart de ces changements sans véritablement avoir consulté les utilisateurs des archives. Cette situation est pour le moins étrange. Les outils et les moyens que les AN entendent utiliser pour permettre aux chercheurs d'accéder à leurs vastes collections ont été développés sans définir les besoins et sans connaître les souhaits de ces mêmes chercheurs. Il en va ainsi pour d'autres services, comme les heures d'ouverture de la salle de consultation, la photocopie des documents ou la reproduction des photographies - tous des services problématiques qui ont été déterminés sans l'avis du public et qui suscitent régulièrement des commentaires négatifs de la part de la communauté des historiens.

À leur décharge, les AN rétorqueront qu'elles ont organisé le Forum des chercheurs, un groupe composé de représentants d'associations publiques et professionnelles qui s'est rencontré de façon intermittente depuis le début des années 1990; ce Forum a remplacé le Conseil consultatif des Archives nationales, qui avait été établi par une loi en 1987, mais qui fut par la suite aboli. Aucune de ces deux organisations n'a sérieusement contribué aux activités des AN, activités qu'il serait d'ailleurs plus juste de qualifier de réunions mondaines dont le prétexte était trop souvent la présentation des derniers accomplissements des AN, le tout agrémenté d'un repas gratuit et d'un tour guidé. La SHC recommande donc la création immédiate d'un organisme consultatif qui se composerait de chercheurs expérimentés et actifs, représentant à la fois les usagers qui viennent en personne aux AN et les divers groupes d'intérêt comme la SHC Ces chercheurs pourraient proposer des solutions constructives aux problèmes courants des AN et émettre des opinions réfléchies sur les politiques et les initiatives de l'institution. Le nouvel organisme consultatif servirait d'intermédiaire précieux entre les AN et ses utilisateurs, et il pourrait apporter son aide dans plusieurs secteurs clés. À titre d'exemple, c'est actuellement l'impasse entre les AN, le Statisticien en chef et le Commissaire à la protection de la vie privée au sujet du Agenda de la divulgation des dossiers du recensement de 1906 et des dossiers des recensements en général. Le nouveau comité consultatif pourrait donc intervenir dans ce litige et agir comme groupe de pression dans d'autres questions d'affaires publiques pour protéger la mémoire collective du Canada de tout avatar.

Les archivistes

Les historiens qui utilisent les AN se plaignent continuellement de la nouvelle politique de l'institution qui préconise désormais «le libre service et l'autonomie du chercheur». Selon la revue des AN, L'Archiviste (no 113, 1997, p. 45), cette directive est conçue pour «créer un milieu de recherche dans lequel les clients peuvent obtenir l'information dont ils ont besoin avec le minimum d'intervention de la part du personnel». Concrètement, cela signifie qu'il devient de plus en plus difficile de consulter des archivistes spécialistes d'une période donnée de l'histoire ou de certains types de supports d'enregistrement. Les chercheurs ont plutôt affaire à un personnel de la référence superficiellement entraîné qui, malgré sa bonne volonté, a conséquemment une compréhension limitée des subtilités des dossiers. Ou encore, les chercheurs sont dirigés vers des catalogues informatisés d'une exhaustivité et d'une fiabilité douteuses. L'expérience peut se révéler décourageante, spécialement pour les chercheurs qui se déplacent à grands frais de l'extérieur de l'Ontario ou du Québec et qui ne peuvent se payer un séjour prolongé à Ottawa.

La situation ne pourra qu'empirer, car bientôt plusieurs archivistes qui ont accumulé au cours de leur vie un impressionnant savoir prendront leur retraite. La SHC recommande donc que les AN comblent les postes laissés ainsi vacants par des personnes qualifiées et spécialisées. Idéalement, les candidats à ces postes devraient détenir une maîtrise en histoire et une maîtrise en archivistique. Cette formation est nécessaire, car l'archiviste est appelé à faire des recherches poussées dans des dossiers qui auront été créés et conservés sur des supports variés, électroniques ou autres; il doit comprendre dans quel contexte historique général s'insèrent les documents à traiter. Avec les résultats de ses recherches, l'archiviste est en mesure d'évaluer correctement les documents et d'en donner une description étoffée et complète. Cette recherche peut également servir à la préparation d'expositions et à la contextualisation efficace de la numérisation. En dernier lieu, il est absolument essentiel que l'archiviste soit en contact avec le chercheur pour qu'il puisse lui transmettre ses connaissances et que celles-ci soient utilisées. En fait, un chercheur peut grandement se faciliter la tâche s'il consulte dès le départ un archiviste qui l'orientera vers les «bons»dossiers. À l'heure actuelle, les Canadiens ne peuvent pas bénéficier de l'expertise inestimable d'une centaine de spécialistes des archives que l'État a formés à grands frais pendant leur vingt à trente ans de carrière. Tant que ces connaissances ainsi accumulées au fil des ans resteront inutilisées, les riches collections des AN demeureront sous-exploitées.

L'Édifice commémoratif de l'Ouest

Les AN étudient présentement un important projet de rénovation de plusieurs millions de dollars de l'Édifice commémoratif de l'Ouest, projet qui vise à réunir sous le même toit les archivistes, le personnel administratif ainsi que les services de référence et de consultation. La SHC applaudit de tout coeur à ces rénovations qui amélioreront nettement les conditions déplorables du 395 de la rue Wellington. Le projet devra être subventionné entièrement et réalisé le plus tôt possible. Aucun délai additionnel ne devrait être toléré. Une fois les travaux en cours, les AN devraient profiter de ce rapatriement du personnel dans un seul édifice pour revoir en profondeur les relations entre les chercheurs, les archivistes, les documents et les instruments de recherche : ces relations devraient être ajustées à la nouvelle réalité physique pour favoriser les échanges quadridirectionnels.

La situation est différente pour les archivistes des documents non textuels, qui manipulent des cartes, des plans architecturaux, des photographies et des documents audiovisuels. Pour accomplir efficacement leur travail, ils doivent être en contact direct non seulement avec les chercheurs, mais avec les documents mêmes; sans ce lien, les archivistes n'ont plus qu'une médiocre connaissance de leurs fonds et perdent progressivement leurs compétences. La SHC recommande donc que les archivistes des documents non textuels soient regroupés non pas dans l'édifice rénové, mais plutôt dans les nouvelles installations de Gatineau où ils pourront être en présence quotidienne avec les collections. Il faudra établir un service de navette régulier entre l'immeuble de Gatineau et le centre-ville d'Ottawa pour desservir les archivistes et les chercheurs qui veulent les rencontrer ou consulter avec eux les collections.

Le concept des «archives totales»

Depuis la fin de la Deuxième Guerre mondiale, les AN se sont engagées à acquérir et à conserver, quels que soient leurs supports, des documents archivistiques provenant tant des secteurs privés que publics de la société canadienne - approche communément appelée «archives totales». Les AN doivent poursuivre cet engagement et inciter par leur leadership la communauté archivistique canadienne dans son ensemble à en faire autant. Les compressions budgétaires ont forcé les AN à interpréter étroitement leur mandat d'acquisition, à un moment où les autres dépôts d'archives canadiens se voyaient eux aussi de plus en plus dans l'obligation de refuser des collections. Ainsi, de précieux documents historiques risquent d'être perdus à jamais à moins que les AN n'adoptent une politique pro-active d'acquisition des archives du secteur privé qui complèteraient et enrichiraient la collection des archives gouvernementales acquises sans discrimination. Par exemple, pour comprendre le développement d'une politique sociale, on ne peut pas se contenter de consulter exclusivement les documents gouvernementaux : la complémentarité des archives est essentielle pour quiconque cherche à évaluer et à saisir globalement ce genre de sujet. Bien sûr, les AN devront recevoir du financement et du personnel supplémentaires afin de diversifier leurs collections de façon systématique et intégrale.

La gestion des documents du gouvernement fédéral cause de grands maux de tête aux AN. Selon le rapport de 1997-1998 du Commissaire à l'information du Canada, des documents ont été détruits sans autorisation officielle, d'autres ont été falsifiés et certains organismes fédéraux refusent tout simplement de gérer adéquatement les dossiers de leur haute gestion et de leur direction des politiques. Sans un système efficace de conservation des dossiers gouvernementaux, on ébranle les assises mêmes de la démocratie puisqu'alors il ne peut y avoir ni responsabilité ni transparence de l'administration publique. On ne peut plus garantir le droit des citoyens à avoir accès aux dossiers qui les concernent et aux documents de ceux qui les gouvernent. Conséquemment, il ne peut pas y avoir d'archives fiables, donc pas d'histoire nationale valable. Comment peut-on résoudre ces problèmes ? La SHC est d'avis qu'il faut améliorer la concertation et la coordination entre les organismes fédéraux qui sont les plus touchés par les questions relatives à la gestion des dossiers et de l'information. Il est en fait urgent de trouver des solutions efficaces à ces questions, car il est de plus en plus important de bien gérer les documents et l'information, spécialement à un moment où la numérisation accroît la complexité d'une telle gestion. La SHC recommande la création d'un nouveau comité ou conseil dont le secrétaire et hôte permanent serait l'Archiviste national, le président, le greffier du Conseil Privé, et les autres membres le Commissaire à l'information, le Vérificateur général, le Bibliothécaire national, le sous-ministre de la Justice et deux représentants haut placés du Conseil du Trésor responsables de la technologie de l'information au gouvernement et des politiques de gestion de l'information et des documents. Chacun de ces organismes fédéraux a sa propre perspective sur cette question et des préoccupations différentes, mais aucun ne peut régler seul l'ensemble du problème. À l'instar du Vérificateur général, le comité ou conseil présenterait au Parlement un rapport annuel qui traiterait entre autres de l'état de la gestion des documents, de l'archivage des dossiers du gouvernement fédéral, de l'accès à l'information et la protection de la vie privée, de la gestion des publications et des problèmes propres à la bibliothèque. En alliant plus étroitement et plus formellement toutes les instances concernées, le comité ou le conseil proposé atteindrait plus facilement son but de changer la culture de la gestion des documents au gouvernement fédéral. Il attirerait en même temps l'attention du public et du gouvernement sur les questions de gestion de l'information et des dossiers en en faisant ressortir plus clairement leur corrélation. Finalement, cette interaction des organismes gouvernementaux pourrait contribuer à former et à influencer les futures politiques gouvernementales en matière de gestion des documents.

Les dossiers électroniques

On a fait, à juste titre, l'éloge des AN pour leur leadership dans le domaine des dossiers électroniques. Cependant, leurs démarches se sont limitées à quelques projets pilotes fondés sur les premières bases de données et systèmes de bureautique déjà existants. Les AN développent actuellement une politique, une stratégie et un plan de mise en oeuvre à long terme pour compléter et mettre à jour leur programme des dossiers électroniques. Dans cette planification, les AN devraient tenir compte des points suivants : quels critères retiendront-elles pour évaluer et acquérir les bases de données et les systèmes de bureautique afin d'en avoir un échantillonnage équilibré ? Comment entendent-elles extraire ou isoler de l'information banale les renseignements importants contenus dans les bases de données ? Comment conserver l'information pour qu'elle soit encore lisible lorsque la technologie qui l'aura créée aura disparu ? La stratégie des AN ne devra pas être élaborée en vase clos; il faudra recourir à des consultations publiques et demander tout particulièrement l'avis de la communauté des historiens.

La numérisation

Avec son programme de numérisation des documents, les AN se retrouveront sur un pied d'égalité avec d'autres institutions d'archives nationales; l'accès aux documents deviendra plus universel et plus économique. Les AN devraient même sérieusement penser à abandonner leur service désuet des points d'accès décentralisés (situés à Halifax, Montréal, Winnipeg, Saskatoon et Vancouver) et à utiliser l'argent ainsi récupéré pour scanner encore plus de documents et les placer dans le réseau Internet. En d'autres mots, les AN devraient passer de la décentralisation physique à la décentralisation virtuelle. La SHC appuie le programme de numérisation, mais à certaines conditions. Premièrement, il faudrait consulter la communauté des historiens pour savoir quels types de documents devraient se retrouver dans Internet. Le projet devra être suffisamment financé, mais pas au détriment d'autres activités toutes aussi importantes des AN; il faudra consacrer des fonds spéciaux à la numérisation. Enfin, il faudra clairement faire ressortir que les documents des AN décrits dans Internet sont souvent tirés d'un plus gros dossier, provenant lui-même d'une série ou d'un système de gestion des documents, eux-mêmes issus d'un contexte plus large et souvent plus complexe de création et d'utilisation contemporaine. C'est ici qu'intervient l'archiviste qui, par ses connaissances, peut faire la lumière sur la richesse du contexte des documents, faute de quoi, consulter le site des AN dans Internet sera comme chercher une aiguille dans un tas de foin : le chercheur trouvera des millions de documents flottants, présentés hors contexte et conséquemment dénués de toute signification. Cette mise en situation des dossiers pourrait distinctement se faire à l'écran au moyen de liens hypertextes; toutefois, cela ne devra pas détourner les chercheurs aguerris de se rendre à Ottawa pour consulter de visu les dossiers et rencontrer les archivistes spécialisés.

Les lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée

Votée par le gouvernement Trudeau en 1982, la Loi sur l'accès à l'information donnait pour la première fois aux citoyens l'accès aux documents confidentiels du gouvernement. Depuis les seize dernières années, la mise en oeuvre de cette loi a été sévèrement critiquée, particulièrement par la communauté des historiens. On a dénoncé le nombre élevé des exemptions ministérielles, l'étendue et la nature des documents caviardés ainsi que les délais chroniques dans la révision des dossiers. Les AN, pour leur part, ont appliqué au pied de la lettre les articles de la loi dans le but de réduire au plus strict minimum possible leur responsabilité légale; au contraire, elles devraient plutôt exercer leur leadership pour promouvoir la recherche dans tous les dossiers des archives gouvernementales, sauf un nombre très restreints d'entre eux.

Il y a de la place pour beaucoup d'améliorations. Parce que la règle des trente ans a été abolie par la promulgation de la Loi sur l'accès à l'information, la consultation de dossiers de nature non délicates conservés aux AN est maintenant plus restreinte que sous l'ancienne règlementation. Tous les documents gouvernementaux créés depuis 1953 sont désormais fermés et ne peuvent être consultés sans d'abord avoir été révisés par la section de l'Accès à l'information des AN; par contre, si l'ancienne règle des trente ans était toujours en vigueur, tous les dossiers antérieurs à 1969 seraient maintenant ouverts, à l'exception de quelques-uns que l'on ne divulguerait pas pour des questions de sécurité ou certaines autres raisons très précises. On devrait inciter les AN à faire de la déclassification massive rétroactive et à ouvrir à la consultation tous les types de blocs de dossiers gouvernementaux non exemptés par la loi. Pourquoi, par exemple, les dossiers des parcs nationaux relatifs aux ours de Banff dans les dernières années 1960 sont-ils fermés ? Vers la fin de 1980, les AN ont bel et bien reçu des fonds pour procéder précisément à ce genre d'exercice de révision, mais elles ont détourné l'argent à d'autres fins. Elles doivent aussi abandonner leur approche dite de «gestion des risques» dans leur application de la loi et reprendre le rôle d'honnête médiateur qu'elles jouaient autrefois entre la bureaucratie et le chercheur. Par exemple, on devrait permettre aux agents de révision des dossiers de prendre des décisions discrétionnaires basées sur leurs connaissances et leur formation pour déterminer les types de documents dont les historiens auront besoin pour poursuivre leurs recherches. Il faut de plus livrer les documents dans des délais raisonnables. Si la section de l'accès est incapable de répondre à la demande, elle devrait alors embaucher du personnel supplémentaire. Les délais excessifs sont tout simplement inacceptables. En dernier lieu, le nouveau comité ou conseil (dont il est question plus haut) pourrait faire pression au nom des AN pour modifier la Loi sur l'accès à l'information afin de la rendre plus conviviale aux chercheurs, les AN devant souvent rester neutres au sein du gouvernement. Pour remédier à l'impasse actuelle, il faut qu'il y ait réconciliation entre le droit de savoir et le droit à la protection de la vie privée. On pourrait arriver à un tel compromis en tenant un grand forum public au cours duquel les tenants de la recherche et les tenants du respect de la vie privée essaieraient d'élaborer une politique fonctionnelle qui servirait de point de départ à la rédaction d'une nouvelle loi.

Le problème actuel de l'accès aux documents sera bientôt aggravé par le nouveau projet de loi fédéral visant à protéger la confidentialité des renseignements dans le secteur privé. Patroné à la fois par Industrie Canada et le ministère de la Justice, le document cherche à limiter l'accès aux renseignements personnels recueillis par le secteur privé et à en restreindre leur divulgation, particulièrement dans le domaine en plein essor du commerce électronique. Si cette ébauche de document sert à l'élaboration de la prochaine loi, elle causera des torts irréparables à la recherche historique. La consultation des archives privées, comme les collections de manuscrits conservées actuellement aux AN et utilisées librement et régulièrement par les historiens et autres chercheurs, sera soumise à des restrictions susceptibles d'appauvrir, voire d'empêcher, l'avancement des connaissances dans certains domaines. La SHC s'oppose à cette censure générale des documents privés et croit qu'un compromis acceptable peut être obtenu par le moyen de consultations fructueuses avec l'ensemble de la communauté des utilisateurs d'archives, parmi lesquels les historiens professionnels, qui se conforment déjà à un certain code d'éthique. Une loi plus sévère sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé doit aussi tenir compte de l'importance de notre mémoire collective et du travail de recherche sur le passé du Canada.

Les dossiers régionaux et les dépôts d'archives régionales

Dans les années 1950 et 1960, les AN ont créé des centres fédéraux de documents à Vancouver, Edmonton, Winnipeg et Halifax pour entreposer les documents inactifs du gouvernement fédéral, les documents régionaux de l'Ontario et du Québec étant logiquement gérés directement par Ottawa. Dans les années 1980, on a élargi le mandat de ces centres pour qu'ils s'occupent des collections des documents fédéraux régionaux de valeur archivistique.

En dotant les centres régionaux de ces nouvelles fonctions archivistiques, le Canada suivait l'exemple d'autres grands États fédéraux, comme les États-Unis, l'Australie et l'Afrique du Sud, qui ont établi depuis des décennies de tels centres régionaux à l'extérieur de Washington, de Canberra et de Prétoria. Malheureusement, au Canada, on a laissé dépérir cette initiative régionale prometteuse : le public a très peu entendu parler de ces dossiers et des entrepôts qui les abritent, les quelques chercheurs qui s'y aventurent, lorsqu'ils finissent par trouver ces centres situés dans des parcs industriels suburbains, ne peuvent espérer y trouver qu'un service minimal, les programmes régionaux sont privés de ressources et il n'y a aucun plan stratégique précis pour l'avenir de ces centres d'archives ou pour la gestion de l'immense volume de dossiers archivistiques fédéraux créés et entreposés à l'extérieur du Canada central. En fait, on peut s'interroger sur l'efficacité du contrôle qu'exercent les AN sur les dossiers fédéraux dans les régions, étant donné la discrète présence et la faible visibilité des centres fédéraux des documents.

La S.H.C recommande conséquemment que les AN établissent un réseau de bureaux régionaux hébergés dans les centres fédéraux de documents de Vancouver, Winnipeg et Halifax (chacun de ces bureaux emploierait au moins trois archivistes et un employé administratif, et bénéficierait en plus du soutien du personnel du centre fédéral des documents). Ce réseau jouerait plusieurs rôles. Premièrement, dans un pays aussi vaste et diversifié que le Canada, les dossiers locaux et régionaux ne constituent pas de simples doubles des documents conservés à Ottawa, mais présentent souvent une perspective différente et d'égal intérêt sur les fonctions et activités du gouvernement. Toutefois, pour saisir la valeur potentielle de ces dossiers, il faut les évaluer et les désigner comme archivistiques, publiciser leur existence et les rendre facilement et efficacement accessibles. Seuls des centres fédéraux d'archives adéquatement subventionnés peuvent accomplir ce rôle important dans les régions. Deuxièmement, en suivant le concept «d'archives totales», les archives régionales pourraient aussi acquérir des fonds privés en s'assurant qu'elles n'entrent pas en compétition avec les archives provinciales et locales. Celles-ci, malheureusement, sont moins actives dans la collecte de fonds privés et les créateurs de fonds de manuscrits se montrent souvent peu enthousiastes à envoyer leurs documents à Ottawa - pourquoi alors ne pourraient-ils pas les déposer dans un des centres d'archives régionaux ? Enfin, par l'entremise du réseau de centres fédéraux d'archives, les AN offriraient des services plus directs aux chercheurs et au public du Pacifique, des Prairies et de l'Atlantique. Ce faisant, les AN seraient plus visibles et les Canadiens seraient en mesure de mieux apprécier leur histoire et leur patrimoine archivistique.

Conclusion

Les recommandations de la SHC ne répondent pas uniquement à l'intérêt général et aux préoccupations de la communauté des historiens canadiens, mais elles visent - et c'est ce qu'il y a de plus important - à revitaliser les AN et la BN pour qu'elles puissent jouer le rôle culturel central qui leur avait été confié pendant les florissantes années 1960 et 1970. Si on n'opère pas le changement significatif et fondamental recommandé dans le présent mémoire, les deux institutions resteront dans l'ombre et seront peu pertinentes à la vie culturelle canadienne et à notre mémoire nationale. Leur condition actuelle en dit long sur la place qu'occupe le patrimoine canadien dans nos vies et porte atteinte à notre image comme peuple. Il faut donner aux AN et à la BN les moyens et la capacité de remplir leurs mandats si l'on veut mettre fin à cette embarrassante situation. Tous les Canadiens en sortiront gagnants.


Gregory S. Kealey
Président
Société historique du Canada

Bill Waiser
Président, Comité des archives - SHC

Septembre 1998

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